Odată cu introducerea sistemului REGES-ONLINE, care a înlocuit vechiul Revisal, obligația angajatorilor de a întocmi și păstra dosarul personal al fiecărui salariat rămâne în vigoare. Mai mult, legislația prevede clar ce documente trebuie să conțină acesta și în ce condiții trebuie păstrat.
Deși mulți asociază dosarul personal doar cu contractul de muncă și copia cărții de identitate, în realitate acesta trebuie să conțină mult mai multe documente.
✅ Actele necesare angajării
Dosarul trebuie să conțină documentele care au stat la baza angajării salariatului.
👉 Aici intră, de regulă, copia actului de identitate, actele de studii sau documentele care atestă calificarea profesională.
✅ Contractul individual de muncă
Contractul individual de muncă reprezintă documentul central al dosarului personal.
👉 Dacă salariatul solicită ulterior o copie a documentelor din dosar, angajatorul este obligat să o elibereze în termenul prevăzut de lege.
✅ Actele adiționale
Orice modificare a salariului, funcției, programului de lucru sau a altor clauze contractuale trebuie să fie reflectată prin acte adiționale păstrate în dosar.
👉 Mulți angajatori uită să arhiveze aceste documente, deși ele pot fi solicitate în cazul unui control.
✅ Documentele privind suspendarea sau încetarea contractului
Dosarul trebuie să includă și documentele referitoare la suspendarea ori încetarea raporturilor de muncă.
👉 De exemplu, decizii privind suspendarea contractului, concedii speciale sau documentele de încetare a activității.
✅ Fișa de aptitudini de la medicina muncii
Un document frecvent omis este fișa de aptitudini emisă în urma controlului de medicina muncii.
👉 În lipsa acesteia, salariatul nu ar trebui să înceapă activitatea, iar lipsa documentului poate crea probleme la un control al inspectorilor de muncă.
✅ Fișa postului
Deși este considerată adesea o formalitate, fișa postului reprezintă unul dintre documentele esențiale ale relației de muncă.
👉 Ea stabilește atribuțiile salariatului și poate deveni importantă în cazul unor dispute privind obligațiile de serviciu.
✅ Actele de studii și certificatele de calificare
Legislația prevede că dosarul trebuie să cuprindă actele de studii și certificatele de calificare care justifică ocuparea postului respectiv.
👉 Dacă un angajat obține între timp o nouă calificare sau absolvă un curs relevant, documentele pot fi adăugate la dosar.
✅ Alte documente care justifică datele introduse în registru
Legea mai prevede că dosarul personal trebuie să conțină orice document care certifică legalitatea și corectitudinea datelor înregistrate în REGES-ONLINE.
👉 Cu alte cuvinte, dacă o informație este raportată în registrul salariaților, angajatorul trebuie să poată demonstra existența documentului care a stat la baza acelei înregistrări.
Potrivit HG nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE, angajatorii au obligația de a întocmi și păstra dosarul personal pentru fiecare salariat și de a-l prezenta inspectorilor de muncă atunci când este solicitat. În anumite situații, dosarul poate fi păstrat și în format electronic, cu respectarea legislației privind arhivarea și protecția datelor.
Surse și linkuri utile:
