„Pot să trec cheltuiala aceasta pe firmă?” este una dintre întrebările pe care și le pun frecvent antreprenorii, mai ales atunci când o cheltuială poate avea atât o componentă profesională, cât și una personală.
Regula de bază este simplă: pentru a fi deductibilă fiscal, o cheltuială trebuie să aibă legătură cu activitatea economică a firmei și să fie susținută de documente justificative. Codul fiscal prevede însă și categorii de cheltuieli cu deductibilitate limitată sau cu reguli speciale.
Cheltuieli care pot avea legătură cu activitatea firmei
În funcție de obiectul de activitate și de modul în care sunt folosite, printre cheltuielile care pot fi înregistrate de o firmă se pot afla:
- chiria pentru sediu sau pentru un spațiu utilizat în activitate;
- publicitatea și serviciile de promovare;
- software, aplicații, servicii IT, hosting și domenii;
- consumabile și materiale de birou;
- telefonie și internet utilizate în desfășurarea activității;
- semnătură electronică și alte servicii necesare firmei;
- echipamente, utilaje și servicii de întreținere;
- cursuri și programe de formare profesională relevante pentru activitatea desfășurată;
- anumite cheltuieli cu autoturismele utilizate în activitatea firmei;
- cheltuieli de protocol, în condițiile și limitele prevăzute de legislația fiscală.
Lista nu înseamnă însă că toate aceste cheltuieli sunt automat deductibile integral. Tratamentul fiscal trebuie analizat în funcție de natura cheltuielii și de situația concretă a firmei.
Ce intră, de regulă, în zona cheltuielilor personale?
Problemele apar atunci când o cheltuială nu mai poate fi justificată prin activitatea economică a firmei.
De exemplu, cumpărăturile pentru uz personal, vacanțele personale, hainele obișnuite, mesele de zi cu zi fără legătură cu activitatea firmei sau cheltuielile pentru hobby-uri personale nu devin cheltuieli ale firmei doar pentru că factura este emisă pe societate.
Aceeași regulă se aplică și atunci când un bun sau un serviciu este folosit în realitate în interes personal, chiar dacă documentele au fost întocmite pe firmă.
Factura pe firmă nu este suficientă
Un aspect important pentru antreprenori este că emiterea facturii pe numele firmei nu transformă automat cheltuiala într-una deductibilă fiscal.
Documentele justificative trebuie să susțină operațiunea, iar cheltuiala trebuie analizată din perspectiva scopului economic și a regulilor fiscale aplicabile.
De asemenea, există cheltuieli care pot fi recunoscute contabil, dar pentru care Codul fiscal stabilește deductibilitate limitată sau nedeductibilitate la calculul rezultatului fiscal. De exemplu, cheltuielile de protocol au o limită de deductibilitate, iar pentru anumite cheltuieli există reguli speciale.
Pe scurt
Înainte de a plăti o cheltuială din banii firmei, merită verificate trei lucruri:
1. Are legătură cu activitatea economică?
2. Există documente justificative pentru operațiune?
3. Ce regim fiscal are cheltuiala: deductibilă, limitat deductibilă sau nedeductibilă?
În cazul cheltuielilor care au atât o componentă profesională, cât și una personală, este recomandată verificarea tratamentului fiscal cu contabilul firmei.
Sursa: Codul fiscal și informații publice ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală
